Mala Direta

         O que é uma Mala Direta?

    A mala direta é um sistema que facilita o envio de cartas, correspondências e e-mail personalizados em quantidade. Pode ser considerada uma excelente estratégia de divulgação de produtos e serviços. A mala direta é um recurso encontrado em diversos editores de textos, entre eles, o editor Microsoft Word, onde iremos ver os procedimentos para se criar uma mala direta.

     Por curiosidade, pesquisas recentes indicam que a maioria das pessoas prefere receber informações sobre novos produtos por mala direta do que através de representantes.

      O grande diferencial da mala direta está no fato de que através de um único modelo de carta, o remetente consegue dirigir-se diretamente a cada pessoa, independentemente do número de destinatários ao qual a mesma será remetida.

       Como fazer uma Mala Direta?

    Para fazermos uma mala direta, precisamos criar dois arquivos: o documento principal que contém o texto para ser enviado com todas as formatações desejadas, juntamente com os campos região que o Word cria para receber os dados a serem alterados e um arquivo de dados (conteúdo dos campos) que mudarão de cliente para cliente.

     O arquivo de dados pode ser qualquer um arquivo onde podemos extrair o conteúdo dos campos, seja ele um próprio Banco de Dados ou um arquivo do Excel. Podemos até criar um próprio documento no Word e inserir uma tabela no início do documento com determinadas informações que serão os nossos dados. Como por exemplo, a tabela abaixo:

NOME	CARGO	SALARIO
Leandro Luiz	Gerente	1500
Zé Mané	Estagiário	600
Fulano de Tal	Servente	600
Seu Sicrano	Jardineiro	600

     Em seguida criaremos o documento contendo a composição da mala direta. Esse documento, inclusive, também pode ser feito no Word. Abaixo temos um exemplo de uma carta referente a uma promoção:

       Observe que no documento acima, podemos formatá-lo da maneira que quisermos.

    Após criarmos a carta e editarmos, podemos então realizar o processo para exibição da mala direta. Quem possui o Office 2007, precisa apenas selecionar a Aba Correspondências. Já quem tem as versões anteriores ao Office 2007, temos que seguir os seguintes passos:

·         Pressionar Alt para acessar a barra de menus.

·         Deslocar seta para a direita até o Menu Ferramentas.

·         Descer com a seta até o item Cartas e Correspondências e mover uma vez a seta para a direita.

·         Descer com a seta até o item Mostrar barra de ferramentas 'Mala direta' e caso esta opção esteja desmarcada, teclar Enter para exibi-la, ao contrário, teclar Esc para abandonar a barra de menus e retornar à área de edição.

     Depois de criar uma base de informações e um modelo de documento principal, vamos dividir a criação da mala direta em quatro etapas, levando em consideração as versões do Office anteriores à versão 2007.

1. Configurando o documento principal:

·         Acesse a barra de ferramentas mala direta, através da tecla Alt e depois Control Tab.

·         Pressione Enter no botão Configuração do documento principal.

·         Selecione com o uso das setas a opção Cartas (já que iremos fazer uma) e tecle Enter para confirmar.

2. Selecionando a base de informações:

·         Acesse a barra de ferramentas mala direta.

·         Desloque até o botão Abrir fonte de dados e tecle Enter.

·         Indique o arquivo criado como a fonte de informação e tecle Enter para confirmar.

3. Atribuindo campos ou valores ao documento principal da mala direta:

·         Através de o comando Localizar (Ctrl+L), localize na carta o campo desejado (Ex: NOME).

·         Acesse a barra de ferramentas mala direta.

·         Desloque até o botão Inserir campos de Mesclagem e tecle Enter.

·         Com o uso das setas selecione o campo desejado (Ex: NOME).

·         Clique no botão Inserir e tecle Enter para confirmar, depois retorne à área de edição do documento.

·         Execute os passos descritos acima para todos os campos e em seguida, salve o arquivo.

·         Caso queira alternar entre a exibição dos campos ou dos seus respectivos valores no documento, você deverá acessar a barra de ferramentas mala direta e pressionar o botão Mostrar Campos/valores.

4. Gerando a mala direta:

·         Acesse a barra de ferramentas mala direta.

·         Desloque até o botão Mesclar ao documento e tecle Enter.

·         No controle apresentado, selecione uma das opções:

o   Todos (exibe todos os registros)

o   Registro atual (exibe o registro selecionado)

o   De (precisará informar um intervalo dos campos "De" e "Até").

·         Clique em OK para concluir. Por fim, as cartas serão exibidas em um novo arquivo onde você poderá imprimi-lo ou salvá-lo para uma futura impressão e até enviá-las por e-mail.

     Vale salientar que na versão do Office 2007, na aba correspondências temos todos os comandos para realizar todas as 4 etapas citadas acima com a finalidade de criar a mala direta.